Montée de version SAP : l’importance d’une bonne préparation

Dans un environnement technologique en constante évolution, il est important de considérer la réalisation régulière de mises à jour de vos applications SAP. Cela permet d’assurer l’apport constant de nouvelles fonctionnalités, des performances optimales, un meilleur support de SAP en cas de problème, mais aussi de garantir la sécurité de vos applications. Pour assurer une mise en production efficace en naviguant habilement à travers les défis opérationnels, nous mettons l’accent aujourd’hui sur nos bonnes pratiques en matière de préparation et collaboration client pour une montée de version SAP.

Des correctifs aux nouvelles versions : mieux comprendre les mises à jour

Quand on parle de mises à jour, de quoi parle-t-on ? Lorsque SAP déploie une nouvelle version, celle-ci continue de suivre un processus d’amélioration en continu. SAP reçoit des retours de ses clients (via le portail de support), mais identifie aussi quelques erreurs de programmation. De nouvelles fonctionnalités peuvent progressivement voir le jour. Il est alors question de mise à jour (ou update). Les notes correctives de SAP jouent également le rôle de fix temporaire.

Les mises à jour de SAP doivent être différenciées des montées de version (ou upgrades), qui désignent l’arrivée d’une version plus récente de l’application SAP. Pour SAP S/4HANA, on parlera par exemple de Feature Pack Stack (FPS). Chaque année, un nouvel FPS est mis sur le marché et contient l’ensemble des notes correctives, des notes de sécurité, ainsi que de nouvelles fonctionnalités ou encore des améliorations des fonctionnalités existantes.

Pour effectuer toutes ces montées de version, l’outil de choix est bien sûr SUM (Software Update Manager). Il s’agit d’un outil puissant permettant notamment de mettre à jour SAP tout en optimisant la fenêtre d’indisponibilité de votre application SAP. Cependant, manier Software Update Manager reste tout un art !

Pourquoi effectuer une montée de version SAP ?

Le fait de garder vos systèmes SAP à jour vous procure de nombreux avantages. Le premier, c’est évidemment de résoudre les éventuels bugs qui peuvent s’être introduits dans votre version courante. Parmi les autres bénéfices que vous en tirerez, nous pouvons également nommer :

• Le renforcement de la sécurité et la protection de vos données. Une mise à jour de vos applications permet de remédier à bon nombre de CVE (vulnérabilités et expositions communes) ;
• L’ajout de nouvelles fonctionnalités ;
• L’amélioration de l’expérience utilisateur, avec l’optimisation de processus (workflows) ;
• L’accès à de nouveaux modèles d’intelligence d’affaires (BI), permettant d’obtenir une meilleure information pour prendre des décisions stratégiques pour votre entreprise ;
• Parfois, une amélioration des performances, avec une meilleure navigation sur SAP et l’élimination de certains irritants pour vos utilisateurs ;
• Et plus encore.

Grâce aux mises à jour, vous restez aussi à la fine pointe de l’innovation et vous vous placez en avance sur la compétition. Elles vous permettent d’adopter des fonctionnalités d’intelligence artificielle (IA), de l’apprentissage machine (ML), et d’autres, de plus en plus natives (et out-of-the-box) dans votre suite d’applications SAP.

Chaque montée de version SAP doit correspondre à un besoin d’affaire de votre côté… et nous sommes là pour vous aider à l’identifier avant même de commencer.

La préparation de votre montée de version SAP : une approche prévoyante

Afin de vous proposer un plan de montée de version SAP qui répond bien à vos attentes en matière de performance et une mise en production qui minimise les risques, nous misons sur un travail en amont et une bonne collaboration entre toutes les parties prenantes.

Après avoir établi avec vous la pertinence de réaliser une montée de version de votre système SAP, nous organisons ensemble un premier atelier pour définir la version cible et les prérequis pour y arriver. À noter qu’il peut s’agir de différents types de prérequis, par exemple la compatibilité entre différents produits (SAP, bases de données, systèmes d’exploitation…) ou des besoins en ressources cloud.

Nous identifions pour vous la compatibilité des composantes de vos bases de données, de vos systèmes d’exploitation et de vos autres produits SAP avec la version cible que nous avons définie ensemble à l’aide d’outils comme la PAM (Product Availability Matrix, ou « Matrice de disponibilité des produits »).

Notre équipe technique oXya travaille alors de concert avec votre équipe interne ou votre partenaire fonctionnel dans une phase de préparation. Dès la phase préparatoire, nous établissons les fonctionnalités qui seront ajoutées ou ajustées grâce au Maintenance Planner de SAP. Cet autre outil permet d’identifier tous les Add-Ons et médias d’installation nécessaires pour atteindre la version ciblée. Il permet aussi de lister toutes les notes SAP décrivant les changements techniques et fonctionnels apportés par la montée de version voulue.

Lors de la planification, nous identifions chacune des tâches à accomplir, le temps nécessaire, le budget et le périmètre. De plus, il est important de bien lister les ressources à embarquer sur le projet en enregistrant chacune des personnes impliquées dans un registre des parties prenantes (ou stakeholder register). La question des rôles et responsabilités est clarifiée dès le début du projet selon une matrice RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed). Ce tableau clair indique qui sera responsable de quelle tâche, qui devra être consulté et qui sera informé.

La mise en place d’un plan de gestion des risques

S’il y a bien une certitude en gestion de projets, c’est qu’il y aura des imprévus. Dès la préparation, nous mettons en place un plan de gestion des risques et nous vous présentons une première version du registre des risques. Chaque risque lié au projet de mise à jour y est répertorié avec un plan de mitigation documentant les réponses à adopter.

Prévoir l’imprévu en amont n’est pas toujours évident. Grâce à notre méthodologie, nous mettons en place une structure décisionnelle prête à réagir promptement. À titre d’exemple, le risque humain, avec l’absence d’une ressource clé au projet pendant une période critique, fait partie des risques qu’il faut anticiper.

D’une part, faire appel à oXya, c’est vous offrir l’assurance d’avoir une équipe solide sur votre projet prête à réagir rapidement. D’autre part, nous mettons en avant la documentation de nos actions, en dressant un historique facilement retraçable si quelqu’un doit prendre rapidement le relai.

Une période d’indisponibilité minimisée

Lors de la mise à jour de systèmes, une période d’indisponibilité, ou downtime, est à prévoir. Pour nous assurer que cette période soit la moins longue possible, nous procédons en plusieurs étapes :

1. À travers le système de développement, nous construisons la recette de montée de version.
2. Nous réappliquons cette recette sur le système de qualité (test). L’environnement de qualité étant très souvent similaire en taille à celui de production, nous pouvons alors optimiser la recette – notamment en adaptant le paramétrage du SUM – pour tenter de réduire le temps d’indisponibilité. Notre expérience sur de nombreux projets SAP (plus de 400 clients à travers le monde) nous permet de trouver rapidement la bonne recette.
3. La phase de tests de validation est importante, et nous accompagnons nos clients sur la partie technique.
4. Quand vous estimez être prêt pour la suite de la phase de test, nous passons à la mise en production de la montée de version sur votre application SAP.

Pour minimiser la période d’indisponibilité, mais aussi l’impact sur les transports dans l’environnement de développement, il est possible de tester une première recette de montée de version dans un environnement de sandbox, une copie rafraîchie de la production (avec une configuration similaire). Cela permet d’obtenir plus rapidement des données empiriques fiables quant à la durée de la maintenance et d’ajuster le paramétrage du SUM dès le début du projet.

Réaliser une montée de version de vos applications SAP avec oXya, c’est bénéficier d’une approche proactive et d’une collaboration étroite à chaque étape du projet, tout en minimisant les risques et le temps d’indisponibilité. Prêt pour garder à niveau vos applications SAP ? Contactez-nous ici pour effectuer vos prochains projets SAP en toute confiance.